Personvernerklæring

1. Innledning

Akademiet For Kunstig Intelligens AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi samler inn i forbindelse med vår virksomhet. Vi leverer AI-rådgivning, kurs og konsulenttjenester utelukkende til bedriftskunder (B2B).

Vi tar personvern på alvor og behandler alle opplysninger i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

2. Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig:
Akademiet For Kunstig Intelligens AS
Org.nr: 933 155 592

Personvernansvarlig:
E-post: adm@afki.no
Telefon: +47 45 00 75 00

3. Hvilke personopplysninger samler vi inn

Vi samler inn følgende kategorier av personopplysninger:

Kontaktinformasjon: Navn, e-postadresse, telefonnummer, stillingstittel og bedriftstilknytning. Denne informasjonen er nødvendig for å inngå og gjennomføre avtaler.

Kommunikasjonsdata: Korrespondanse via e-post, chat eller telefon i forbindelse med oppdrag og kundeforhold.

Oppdragsrelatert informasjon: Dokumenter, data og annen informasjon du deler med oss i forbindelse med våre tjenester.

Teknisk informasjon: IP-adresse, nettlesertype og besøksstatistikk fra vår nettside (via cookies, se punkt 9). Denne informasjonen er frivillig å gi – nettsiden fungerer uten samtykke til analytiske cookies.

Innhenting fra andre kilder: Vi innhenter normalt ikke personopplysninger fra andre enn deg selv, med mindre dette er avtalt som del av et oppdrag.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

Levering av tjenester: For å gjennomføre avtaler om kurs, rådgivning og konsulenttjenester.
Behandlingsgrunnlag: Oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6(1)(b)).

Kommunikasjon: For å besvare henvendelser og holde kontakt med kunder.
Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f)).
Interesseavveining: Vår interesse er å yte god kundeservice og opprettholde forretningsrelasjoner. Vi vurderer dette som balansert mot den registrertes interesser, da kommunikasjonen er forventet og i kundens interesse. Du kan protestere mot denne behandlingen (se punkt 10).

Fakturering og regnskap: For å oppfylle våre lovpålagte plikter.
Behandlingsgrunnlag: Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6(1)(c)).

Analyse og forbedring: For å analysere bruk av nettsiden og forbedre vårt tilbud.
Behandlingsgrunnlag: Samtykke (GDPR art. 6(1)(a)). Analytiske cookies settes først etter at du har gitt samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake via cookie-innstillingene.

5. Automatiserte avgjørelser og profilering

Vi benytter ikke automatiserte avgjørelser eller profilering som har rettslige eller tilsvarende betydelige virkninger for deg.

6. Konfidensialitet og taushetsplikt

Vi behandler informasjon konfidensielt og tilbyr gjensidig taushetserklæring (NDA) der dette er ønsket eller hensiktsmessig for oppdraget.

Vår konfidensialitetspraksis innebærer at:

• Forretningsinformasjon, dokumenter og data behandles fortrolig
• Informasjon kun brukes i sammenheng med det aktuelle oppdraget
• Informasjon ikke deles med tredjeparter uten avtale, med unntak av nødvendig bruk av databehandlere (se punkt 8)
• Taushetsplikten gjelder også etter at oppdraget er avsluttet

7. Bruk av AI-verktøy og kundedata

Vi benytter AI-verktøy i vår rådgivning og tjenesteyting. Når vi bruker bedriftsabonnementer (som ChatGPT Team/Enterprise og Claude Pro/Team), er kundedata ekskludert fra modelltrening i henhold til leverandørenes vilkår.

Vi bruker ikke kundedata til å trene AI-modeller, verken våre egne eller tredjeparters, med mindre dette er eksplisitt avtalt skriftlig med kunden.

8. Deling med tredjeparter og underleverandører

Vi selger eller deler ikke dine personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål.

Vi benytter underleverandører innen følgende kategorier (listen oppdateres ved endringer):

• Skybaserte kontorstøttesystemer (Google Workspace)
• CRM og kunderelasjonshåndtering (Pipedrive)
• E-postmarkedsføring (Brevo)
• Analyse (Google Analytics)
• AI-verktøy (Claude, ChatGPT – bedriftsabonnementer)
• Regnskapssystem (Visma eAccounting)
• Prosjektstyring (Trello)

Alle underleverandører er underlagt databehandleravtaler. En fullstendig og oppdatert liste kan fås ved henvendelse til adm@afki.no.

Overføring utenfor EØS: Enkelte underleverandører overfører data til USA. Dette skjer enten under EU-US Data Privacy Framework (for sertifiserte leverandører) eller EUs standardkontraktsklausuler (SCCs). Vi kan dokumentere hvilket grunnlag som gjelder for den enkelte leverandør ved forespørsel.

Offentlige myndigheter: Vi utleverer opplysninger når vi er rettslig forpliktet til det.

9. Cookies

Vår nettside bruker cookies. Vi benytter Cookiebot som samtykkeløsning for å sikre at analytiske scripts ikke lastes før du har gitt samtykke.

Nødvendige cookies: Kreves for at nettsiden skal fungere og krever ikke samtykke.

Analytiske cookies: Brukes for å forstå hvordan besøkende bruker nettsiden. Settes først etter at du har gitt samtykke.

Du kan når som helst endre dine cookie-innstillinger ved å klikke på "Cookie-innstillinger" i bunnen av nettsiden. Du kan avslå cookies like enkelt som å akseptere dem.

10. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter i henhold til GDPR:

Rett til bekreftelse og innsyn: Du kan be om bekreftelse på om vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall få innsyn i hvilke opplysninger dette gjelder.

Rett til retting: Du kan be om at uriktige opplysninger korrigeres.

Rett til sletting: Du kan be om at dine opplysninger slettes, med unntak av data vi er lovpålagt å oppbevare.

Rett til begrensning: Du kan be om at behandlingen begrenses i visse situasjoner.

Rett til dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert dine data i et maskinlesbart format.

Rett til å protestere: Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Send e-post til adm@afki.no, merk den med "Protest" og beskriv hva protesten gjelder.

Rett til å trekke samtykke: Der behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake uten at det påvirker lovligheten av behandling før tilbaketrekkingen.

Svarfrist og verifisering: Vi besvarer henvendelser innen én måned. Ved innsynsforespørsler kan vi be om verifisering av identitet for å sikre at opplysninger ikke utleveres til uvedkommende.

Rett til å klage: Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) dersom du mener vi behandler dine opplysninger i strid med regelverket.

11. Lagring og sletting

Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig:

Kundeinformasjon: Så lenge kundeforholdet varer, pluss inntil 3 år etter avsluttet samarbeid.

Regnskapsinformasjon: I henhold til bokføringsloven – primært regnskapsmateriale oppbevares 5 år etter regnskapsårets slutt, sekundært materiale 3 år og 6 måneder.

Oppdragsdokumentasjon:

• Kundens innhold: Returneres eller slettes etter avsluttet oppdrag, med mindre annet er avtalt.
• Våre leveransefiler: Lagres normalt inntil 12 måneder etter avsluttet oppdrag for support og oppfølging, med mindre kundeavtalen spesifiserer lengre lagring.

12. Sikkerhet

Vi har implementert tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger:

• Tofaktorautentisering (2FA) på alle systemer
• Kryptering av data under overføring (TLS)
• Kryptering ved lagring der leverandørene støtter dette
• Tilgangskontroll basert på tjenstlig behov
• Separate bedriftskontoer for alle verktøy
• Regelmessig gjennomgang av sikkerhetsrutiner

13. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov. Ved vesentlige endringer informerer vi via e-post eller på nettsiden. Siste oppdateringsdato vises øverst.

14. Kontakt

Spørsmål om personvern?

E-post: adm@afki.no
Telefon: +47 45 00 75 00
Adresse: Nydalsveien 28, 5. etg, Postboks 4814 Nydalen, 0422 Oslo